Licitação de mochilas e bolsas: como órgãos públicos compram

Prefeituras, secretarias de educação, universidades e outros órgãos compram mochilas escolares, bolsas, kits de evento e ecobags com frequência. Essas compras seguem regras próprias, definidas pela Lei 14.133/2021, a Nova Lei de Licitações. Este post explica o caminho de uma compra pública desse tipo, do ponto de vista de quem fabrica, para gestores que vão especificar e para empresas que querem participar.

A lei que rege a compra

A Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 (fonte 1) estabelece as normas gerais de licitação e contratação para a administração pública direta, autárquica e fundacional da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios. Ela substituiu a Lei 8.666/1993, a Lei do Pregão (10.520/2002) e o RDC.

Para bens comuns, como mochilas e bolsas com padrão de qualidade definível por especificação usual de mercado, a modalidade usada é o pregão, preferencialmente na forma eletrônica. O critério de julgamento mais comum é o menor preço.

Etapa 1: planejamento e termo de referência

Antes do edital, o órgão faz a fase preparatória: estudo técnico preliminar, pesquisa de preços e termo de referência. É no termo de referência que a mochila é descrita. Uma boa especificação inclui:

• Dimensões com tolerância (por exemplo, altura, largura e profundidade em cm, ± 2 cm);
• Tecido: composição, título do fio em denier e gramatura em g/m². Veja como ler esses números no post sobre denier e gramatura;
• Aviamentos: tipo e número do zíper, fivelas, reguladores, espuma das alças;
• Construção: número de compartimentos, bolsos, reforços, tipo de costura e acabamento interno;
• Personalização: técnica (silk, bordado, sublimação), cores, posição e tamanho do brasão ou logo;
• Embalagem, prazo e local de entrega.

A lei veda especificações que direcionem a compra a um único fornecedor sem justificativa. Descrições muito genéricas, por outro lado, abrem espaço para produtos de baixa qualidade. O equilíbrio está em fixar desempenho e medidas, sem copiar o catálogo de uma marca.

Etapa 2: publicação no PNCP e disputa

O edital e seus anexos são divulgados no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), criado pelo art. 174 da lei como sítio eletrônico oficial de divulgação centralizada dos atos de contratação (fonte 1). O PNCP serve para consulta: editais, atas de registro de preços e contratos de todos os entes ficam ali.

A disputa em si acontece em plataformas de compras. No governo federal e em órgãos que aderem a ele, a plataforma é o Compras.gov.br (fonte 3). Estados e municípios podem usar sistemas próprios ou privados. O fornecedor se cadastra, envia proposta e participa da fase de lances.

Etapa 3: amostra e prova de conceito

Em mochilas, a amostra costuma decidir a compra. O art. 41, inciso II, da Lei 14.133/2021 permite exigir amostra ou prova de conceito do bem, em caráter excepcional, desde que prevista no edital e justificada. No julgamento das propostas, a exigência fica restrita ao licitante provisoriamente vencedor (fonte 1). O art. 17, § 3º, também prevê a análise de conformidade da proposta por amostra (fonte 1).

O manual de licitações do TCU orienta que o edital defina data, local e condições de entrega da amostra, o roteiro de avaliação e os critérios objetivos de aceitação, e que os demais licitantes possam acompanhar o procedimento (fonte 2). Na prática, a amostra é comparada item a item com o termo de referência: medidas, tecido, zíper, costura, personalização.

Para o fornecedor, o prazo para entregar a amostra costuma ser curto. Quem não tem capacidade de produzir uma peça fiel à especificação em poucos dias perde o item, mesmo com o menor preço. Na nossa fábrica, a peça piloto fica pronta em até 15 dias, e por isso recomendamos que a empresa licitante prepare a amostra antes da sessão quando o edital permitir. Entenda esse processo no post sobre peça piloto.

Etapa 4: habilitação, contrato ou ata

Depois do julgamento, o órgão verifica a habilitação do vencedor: documentos jurídicos, fiscais, trabalhistas, econômico-financeiros e, quando exigido, técnicos. Em compras recorrentes, como kits escolares anuais, é comum o sistema de registro de preços. A ata registra o preço e o órgão emite pedidos ao longo da vigência, conforme a necessidade.

Etapa 5: produção e entrega

Com o contrato ou a ordem de fornecimento, começa a produção. Aqui aparecem os problemas mais comuns que vemos no mercado:

• Prazo incompatível: lotes grandes com entrega em poucos dias, sem considerar compra de tecido e personalização;
• Lote diferente da amostra: o fornecedor aprova uma amostra boa e entrega outro tecido. O recebimento deve conferir peças por amostragem contra a amostra aprovada;
• Aviamento fraco: zíper e fivela são os primeiros itens a falhar em mochila escolar. Especifique com clareza.

Nosso prazo de produção é de até 25 dias úteis após a aprovação da piloto. Em volumes grandes, combine cronograma de entregas parciais desde o início.

Para empresas que revendem para o governo

Muitas empresas que vencem pregões de mochilas e kits não fabricam. Elas compram de uma fábrica e entregam ao órgão. Nesse modelo, escolha um fabricante que consiga produzir a amostra rápido, seguir a especificação do edital e emitir documentação da produção. A LS Confecções atende esse perfil de cliente B2B com pedido mínimo de 20 peças por modelo e cor. Veja os modelos na página de fabricação de mochilas personalizadas, as opções de ecobags para kits e o post sobre mochila corporativa personalizada.

Perguntas frequentes

Fontes

1. Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos), Presidência da República, 2021.
2. 5.4.1.2. Amostra e prova de conceito, Tribunal de Contas da União.
3. Compras.gov.br, Governo Federal.
4. Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), Governo Federal.